تحلیل شغل، استخدام، انتخاب و انتقال نیروی کار و تاثیر آن در بهبود بهره وری سازمان

اهمیت تحلیل مشاغل را می توان در موارد زیر یافت:

·         زمینه‌های پرریسک و آسیب زا در محیط کار را مشخص می کند؛

·         توصیف شغل به کمک آن تولید می شود؛

·         نیروی کار مورد نیاز برای انجام شغل را یا از کارگران موجود انتخاب می کند یا اینکه در تهیه آگهی استخدام کمک می کند؛

·         نیازمندیهای مربوط به آموزش حین کار برای کارگران جدید را تعیین می کند؛

·         تجارب کارگران در مورد مشاغل جدید را توضیح می‌دهد؛

·         اطلاعات لازم در مورد تصمیم گیری در مورد نوع تجهیزات و مواد مورد استفاده را تامین می کند.

 «سند توصیف شغل» سند مکتوبی است که به صورت دقیق شغل، مسئولیت های شغلی، نقش های ضروری، وظایف و تعهدات مربوط به شغل را توصیف می کند و اطلاعات کافی در مورد انتظاراتی که از یک کارمند در انجام شغل مورد نظر وجود دارد را به صورت کامل توضیح می دهد.

 سند توصیف شغل همه نیازمندی های مربوط به یک شغل را در خود جای می دهد و دقیقا مشخص می کند که فردی که وظیفه مذکور را به عهده دارد در داخل چارچوب ساختار سازمانی چه وظایف و نقش هایی را به عهده دارد.

 به عبارت دیگر سند توصیف شغل فهرستی از همه ویژگی ها، توانمندی ها و مهارت های ذهنی و فیزیکی مورد نیاز برای انجام آن شغل است.

 در پروسه استخدام نیروی کار جدید «انتخاب» مفهومی مخالف «استخدام» است؛ وقتی قرار است نیروی کاری استخدام شود در واقع افراد جذب آن شغل می شوند در حالی که در پروسه انتخاب نیروی کار افراد غیر مطلوب حذف می شوند.  در واقع هدف اصلی در پروسه انتخاب نیروی کار این است که نیازمندی های شغل و توانمندی های نیروی کار را با یکدیگر مطابقت دهند تا منابع انسانی موجود را به حداکثر برسانند.

 در این پروسه از آزمون های مختلف انتخاب و مصاحبه‌های مختلف برای شناسایی توانمندی های کاندیداهای مورد نظر استفاده می شود.

 علاوه بر این تمایل به معرفی نیروهای جدید استخدام شده در محل کار، مسائل فرهنگی، ارزش‌ها و هنجارهای حاکم بر محیط کار، ماهیت مشاغل تعریف شده موجود و اینکه با توجه به اهداف و سیاست‌های سازمان چگونه مشاغل باید انجام شوند، از مسائلی است که در پروسه استخدام نیروی کار جدید بایستی مورد توجه قرار گیرد.

 فرایند «استقرار» فرایندی است که در آن نیروی کار جدید در بدو ورود خود به سازمان مورد استقبال قرار می‌گیرد و اطلاعات اساسی مورد نیاز برای اینکه به سرعت و با خوشحالی در محل کار خود مستقر شوند، در اختیار آن‌ها قرار داده می شود. به طور کلی در فرایند استقرار چهار هدف اصلی دنبال می شود:

1.     هموار کردن مراحل اولیه برای کارگرانی که تازه به محیط کار وارد شده اند و همه چیز برای آنها نا آشنا و نظر می رسد؛

2.     احتمال اینکه نیروی کار به صورت غیرمنتظره محل کار خود را ترک کنند کاهش می یابد؛

3.     ایجاد سریع یک تصویر مطلوب از سازمان در ذهن کارگران جدید به منظور اینکه آنها را ترغیب به ماندن در سازمان کند.

4.     استحصال میزان موثری از محصول در اثر حضور نیروی کار جدید در کمترین زمان ممکن.

 فرایند استقرار به دلایل زیر فرایند بسیار مهمی در استخدام نیروی کار جدید است:

Ø      کاهش هزینه زحمت اضافی ترک نیروی کار جدید و هزینه جایگزینی آنها از همه نظر؛

Ø      افزایش تعهد کارگران بر اساس احساس اولیه آنها نسبت به وظایف سازمانی؛

Ø      افزایش شتاب پیشرفت بر اساس منحنی یادگیری؛

Ø      تسهیل فرآیند اجتماعی شدن؛

Ø      شفافیت قرارداد روان روانشناسی دروس از زمان شروع به کار.

 علاوه بر این انتقال نیروی کار نیز از اهمیت ویژه‌ای در افزایش کارایی سازمان برخوردار است. انتقال نیروی کار در واقع انتقال کارمندان از یک مکان به مکان دیگر در فضای داخل سازمان است تا کارها و خدمات متفاوتی را ارائه کنند. اهمیت انتقال نیروی کار شامل موارد زیر است:

v      بهبود عملکرد کارمندان؛

v      روش اساسی برای مواجهه با بحران های سازمانی؛

v      تضمین پایداری توسعه در ساختار سازمانی به دلیل توسعه مدیریت کسب و کار ممکن است منجر به این تصمیم شود که برخی از کارمندان برای مواجهه با مشکل منابع انسانی به بخش دیگر منتقل شوند.

 باید به این نکته توجه داشته باشیم که انتقال نیروی کار بر اساس سیاست ها و یا تصمیمات مدیریتی طراحی شده است تا منافع حاصل از این اقدام در بکارگیری نیروی کار و ایجاد انگیزه و افزایش کارایی آنها مد نظر قرار گیرد.

 انتقال نیروی کار فرآیندی است که طی آن موقعیت ها و شرایط متفاوتی پیش می آید که پیش از این در سازمان وجود نداشته است. در واقع یک فرآیند جامع است که شامل همه موارد انجام شده در یک سازمان می شود. به طور کلی گفته می‌شود که «تنها چیزی که در سازمانها ثابت است تغییر است». این امر ضروری و بلکه حیاتی است به دلیل اینکه سازمان پویا است.

 با وجود اینکه اهمیت مدیریت نیروی کار در صنایع پتروشیمی بر همگان واضح و روشن است و دلیل آن نیز هزینه بسیار بالای نیروی کار در صنایع پتروشیمی است، بسیاری از شرکت‌های فعال در این صنعت نیروی کار خود را به صورت قراردادی استخدام می کنند و از استخدام دائمی آنها طفره می روند. برای این دسته از شرکت‌ها باید نتیجه تحقیقات مختلف در سراسر دنیا و در کشورهای مختلف را بیان کنیم که بر اساس آن شرکت هایی که به جای نیروی کار قراردادی از نیروی کار دائمی استفاده می‌کند از کارایی و بهره‌وری بالاتری برخوردارند.

 یکی از دلایل مهم چنین عملی در سازمان‌ها این است که نیروی کار دائمی احساس ارزشمندی بالاتری دارد  و مخصوصاً در شرایطی که نوسان اقتصادی و رکود اقتصادی دامن کشورهای مختلف را فرا گرفته است احساس امنیت شغلی به عدم فشار برای تغییر شغل باعث می شود که کارایی و بهره‌وری نیروی کار افزایش یابد.

 بنابراین به جاست که شرکت‌های پتروشیمی فعال در این صنعت به جای اینکه به دنبال استخدام کارگران قراردادی برای حفظ منافع کوتاه مدت و میان مدت خود شوند به استخدام دائمی نیروی کار خود فکر می کنند تا بدین ترتیب با افزایش بهره‌وری در بلند مدت سود بیشتری عایدشان شود.

اکثر شرکت های پتروشیمی به دلیل نداشتن استراتژی بلندمدت متاسفانه درگیر این نوع از تصمیمات زودگذر می شوند که ممکن است در کوتاه مدت عواید ناشی از تصمیم را برای آنها پررنگ کند اما مسلماً در آینده اثرات سوء این تصمیم را بر روند سودآوری خود مخصوصاً در مقایسه با رقبای خود خواهند دید.

 مطالعه مربوط به نیازهای نیروی کار در یک سازمان شرایط استخدام مهارت های مورد نیاز و از همه مهمتر نحوه بستن قرارداد با نیروی کاری که به سختی پیدا می شود همه و همه می تواند سرنوشت یک شرکت را در طول زمان تحت تاثیر قرار دهد.

بنابراین برخلاف آنچه برخی تصور می‌کنند که می‌توان با عدم شایسته سالاری انتخاب نادرست و انتخاب بر اساس سلایق فردی به جای منافع سازمانی می‌تواند در کوتاه‌مدت منافعی را نصیب یک فرد یا یک سازمان خاص کرد اما مسلماً این اقدامات در بلند مدت هم به ضرر سازمان و و در یک نگاه کلان تر به ضرر کشور خواهد بود.